Bismillahirahmanirahhim..
In Sha Allah post kali ini berkenaan perkara yang kebanyakkan pelajar IPT akan terlibat iaitu permohonan Sponsor / Sumbangan / Penajaan untuk mengumpul dana bagi sesuatu program.
Perkara paling mustahak dalam sesuatu program ialah Dana. Sekiranya ada dana yang cukupi mengikut pada bajet kewangan program, In Sha Allah program akan berjaya dengan cemerlang dan akan ada lebihan dana yang boleh disumbangkan pada kelab tetapi sekiranya dana tidak mencukupi sehingga terpaksa guna duit individu , itu boleh dikatakan musibah yang besar .
Untuk pengetahuan semua , setiap syarikat mempunyai polisi Tanggungjawab sosial korporat (CSR) iaitu secara umumnya bermaksud komitmen syarikat dan organisasi korporat terhadap keperluan sosial yang meliputi hak-hak masyarakat, penjagaan alam sekitar, kebajikan para pekerja, hak-hak pengguna dan sebagainya.
Maksudnya setiap syarikat ada menyediakan bajet untuk mana-mana NGO atau IPT yang membuat permohonan sumbangan bagi program yang berasaskan akademik , tanggungjawab sosial dan yang memberi manfaat pada sosial.
Jadi untuk permohanan sponsor nie , hantar je permohonan kemana-mana syarikat , mane tahu rezeki kite ada disitu . boleh dapat banyak tajaan , kemungkinan besar pihak program tak perlu keluarkan sesen pun , just boleh guna duit tajaan . boleh ringankan beban program , In Sha Allah boleh buat banyak perkara lagi .
So post kali ini akan share mengenai Prosedur Permohoan Sumbangan / Penajaan dan Memungut derma . Credit terima kasih to HEP UTHM kerana sudi share prosedur ini , walaupun berbeza universiti tetapi prosedur yang perlu dipatuhi adalah dipetik dari Seksyen 15(A) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971. Jadi prosedur untuk semua universiti adalah sama kecuali perkara tertentu kerana sudah termaktub didalam akta Univerisiti dan Kolej Universiti.
Apa pun Sebelum membuat permohonan pada mana-mana syarikat, Pengarah Program perlu pastikan
1. Mendapat Surat Kelulusan Penajaan dari Pejabat Naib Canselor
2. Mendapat Surat Kelulusan Perlepasan Cukai dari Pejabat Bendahari
Tapi sebelum itu , mari kita lihat A. Prosedur dalam permohonan sumbangan , B. Maklumat yang diperlukan mengikut akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 dan C. Dokumen yang diperlukan untuk dilampirkan kepada syarikat.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
b. Maklumat Surat Penajaan
So maklumat diatas ialah perkara dalam Surat Kelulusan yang digunakan UTHM bagi pelajar mendapatkan sokongan dari Naib Canselor sebelum memohon tajaan di mana-mana syarikat.
Dengan mendapat kelulusan dan sokongan dari Naib Canselor universiti , peluang untuk kite dapatkan dana dari syarikat swasta atau korporat lebih cerah kerana Kertas Kerja telah disahkan dan menjadi dokumen rasmi serta kita boleh dapatkan Surat Pengecualian Cukai dari Pejabat Bendahari Universiti.
Berikut adalah senarai dokumen asas yang perlu disediakan untuk dilampirkan kepada syarikat yang dimohon :
1. Surat Kelulusan Program / Penajaan Dari Pejabat Naib Canselor - Secara kebiasaannya, Kelulusan penuh program seperti ke Luar Negara mengambil masa dalam tempoh hampir 1 Bulan prosesnya. Tetapi, kita boleh memohon Kelulusan mengutip penajaan terlebih dahulu bagi memulakan gerak kerja dengan budi bicara pejabat NC. Surat Kelulusan ini merupakan mandatori iaitu wajib bagi kita melampirkannya.
2. Surat Permohonan Melalui dan Salinan Pejabat HEP - Surat ini merupakan surat yang dikeluarkan oleh persatuan kita dan melalui dan salinan pegawai HEP yang berkaitan.
3. Kertas Kerja ( Sebenar / Faks )- Kertas kerja terbahagi kepada 2 versi iaitu yang asal dan faks. Ini kerana kertas kerja yang asal terlalu tebal dan tidak sesuai untuk difakskan kepada syarikat yang dimohon. Kertas Kerja Faks mengandungi lebih kurang 10 -12 mukasurat dan hanya mengandungi maklumat-maklumat yang mustahak sahaja.
4. Surat Kelulusan Pelepasan Cukai dari Pejabat Bendahari - Kita mestilah memohon surat pelepasan cukai selepas kita mendapat kelulusan program / penajaan daripada Pejabat NC. Caranya ialah kita mestilah mengisi borang yang disediakan di HEP dan pihak HEP akan menguruskan dengan menghantar ke pejabat Bendahari. *Surat ini juga merupakan mandatori iaitu wajib bagi kita melampirkannya kerana penting untuk syarikat
5. Surat Kelulusan Program dari HEP atau TNCA - Surat ini adalah optional kerana ia kurang penting, tetapi sangat penting ketika kita mahu mengeluarkan peruntukan HEP dari Pejabat Bendahari.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Sekiranya sudah setel semua yang dinyatakan diatas , boleh lah membuat rombongan cik kiah ke syarikat-syarikat yang ditarget .
Dibawah dilampirkan contoh Surat Permohonan Tajaan .
Sumber :
1. http://hep.uthm.edu.my/v3/index.php/en2/pusat-sumber/garis-panduan-pengurusan-kegiatan-pelajar/2-uncategorised/101-prosedur-permohonan-sumbangan
2. http://zulkarnain-azham.blogspot.my/2010/02/prosedur-memohon-penajaan.html
In Sha Allah post kali ini berkenaan perkara yang kebanyakkan pelajar IPT akan terlibat iaitu permohonan Sponsor / Sumbangan / Penajaan untuk mengumpul dana bagi sesuatu program.
Perkara paling mustahak dalam sesuatu program ialah Dana. Sekiranya ada dana yang cukupi mengikut pada bajet kewangan program, In Sha Allah program akan berjaya dengan cemerlang dan akan ada lebihan dana yang boleh disumbangkan pada kelab tetapi sekiranya dana tidak mencukupi sehingga terpaksa guna duit individu , itu boleh dikatakan musibah yang besar .
Untuk pengetahuan semua , setiap syarikat mempunyai polisi Tanggungjawab sosial korporat (CSR) iaitu secara umumnya bermaksud komitmen syarikat dan organisasi korporat terhadap keperluan sosial yang meliputi hak-hak masyarakat, penjagaan alam sekitar, kebajikan para pekerja, hak-hak pengguna dan sebagainya.
Maksudnya setiap syarikat ada menyediakan bajet untuk mana-mana NGO atau IPT yang membuat permohonan sumbangan bagi program yang berasaskan akademik , tanggungjawab sosial dan yang memberi manfaat pada sosial.
Jadi untuk permohanan sponsor nie , hantar je permohonan kemana-mana syarikat , mane tahu rezeki kite ada disitu . boleh dapat banyak tajaan , kemungkinan besar pihak program tak perlu keluarkan sesen pun , just boleh guna duit tajaan . boleh ringankan beban program , In Sha Allah boleh buat banyak perkara lagi .
So post kali ini akan share mengenai Prosedur Permohoan Sumbangan / Penajaan dan Memungut derma . Credit terima kasih to HEP UTHM kerana sudi share prosedur ini , walaupun berbeza universiti tetapi prosedur yang perlu dipatuhi adalah dipetik dari Seksyen 15(A) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971. Jadi prosedur untuk semua universiti adalah sama kecuali perkara tertentu kerana sudah termaktub didalam akta Univerisiti dan Kolej Universiti.
Apa pun Sebelum membuat permohonan pada mana-mana syarikat, Pengarah Program perlu pastikan
1. Mendapat Surat Kelulusan Penajaan dari Pejabat Naib Canselor
2. Mendapat Surat Kelulusan Perlepasan Cukai dari Pejabat Bendahari
Tapi sebelum itu , mari kita lihat A. Prosedur dalam permohonan sumbangan , B. Maklumat yang diperlukan mengikut akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 dan C. Dokumen yang diperlukan untuk dilampirkan kepada syarikat.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
A. PROSEDUR PERMOHONAN SUMBANGAN / PENAJAAN
a. Rujukan
3.1 Seksyen 15(A) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971
3.2 Pekeliling Bendahari Bil. 2/2011 Tatacara Pengurusan Sumbangan / Hadiah / Derma di Universiti
b. Maklumat Surat Penajaan
- Semua permohonan perlu dikemukakan melalui Pejabat HEP-UTHM (UTM-HEMA , UNISZA-HEPA) untuk mendapat kelulusan Naib Canselor.
- Setiap permohonan perlu mengikuti format permohonan yang ditetapkan oleh Universiti masing-masing.
- Setiap permohonan sumbangan/penajaan dan memungut derma bagi program yang diadakan perlu dikemukakan selewat-lewatnya 3 bulan sebelum tarikh program dijalankan .
- Pejabat HEP bertanggungjawab memastikan permohonan yang dikemukakan mengikuti peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh Universiti sebelum diproses bagi mendapatkan kelulusan Naib Canselor.
- Nama IPTA
- Tujuan
- Maklumat Program
- Nama Program
- Tarikh dan tempat program
- Anjuran
- Objektif Program
- Justifikasi Mengadakan Program
- Matlamat Program
- Jenis Program
- Jangkamasa Program
- Bilangan peserta - Nyatakan bilangan peserta dan sertakan senarai nama peserta, nombor kad pengenalan, alamat dan nombor telefon bimbit peserta program (sertakan dalam kertas kerja).
- Senarai ahli jawatankuasa pelaksana program
- Tentatif program
c. Carta alir Tugasan dalam Permohonan sumbangan/penajaan
c.1
|
Hantar surat permohonan kepada Naib Canselor dan kertas kerja program ke Pejabat HEP
(Tindakan Pengarah Program)
| |
c.2
|
Terima dan semak permohonan pelajar mengikut format yang ditetapkan Universiti
(Tindakan PP HEP)
| |
c.3
|
Sedia dan kemukakan surat sokongan kepada Naib Canselor
(Tindakan KP HEP) | |
c.4
|
Terima surat maklumbalas daripada pejabat Naib Canselor
(Tindakan KP HEP / Pengarah Program) | |
c.5
|
Sediakan surat mohon penajaan kepada pihak penaja melalui Pejabat HEP
(Tindakan Pengarah Program) | |
c.6
|
Terima maklumbalas sumbangan tunai, cek dan barangan daripada pihak penaja
(Tindakan Pengarah Program) | |
c.7
|
Membuat salinan dan menyerahkan semua sumbangan tunai dan cek diterima atas nama“NAIB CANSELOR UTHM” kepada Pejabat HEP
(Tindakan Pengarah Program) | |
c.8
|
Menyediakan surat dan senarai terimaan sumbangan tunai dan cek untuk dihantar ke Pejabat Bendahari
(Tindakan PP HEP) | |
c.9
|
Menyediakan rekod perbelanjaan dan tuntutan (sila rujuk Syarat-syarat dan Peraturan Asas menganjurkan Kegiatan Pelajar)
(Tindakan Pengarah Program) |
So maklumat diatas ialah perkara dalam Surat Kelulusan yang digunakan UTHM bagi pelajar mendapatkan sokongan dari Naib Canselor sebelum memohon tajaan di mana-mana syarikat.
Dengan mendapat kelulusan dan sokongan dari Naib Canselor universiti , peluang untuk kite dapatkan dana dari syarikat swasta atau korporat lebih cerah kerana Kertas Kerja telah disahkan dan menjadi dokumen rasmi serta kita boleh dapatkan Surat Pengecualian Cukai dari Pejabat Bendahari Universiti.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
B. MAKLUMAT DALAM SURAT MEMOHON SUMBANGAN/TAJAAN
Dibawah ini adalah Senarai semak maklumat yang digazetkan di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 ( Pindaan 1996 ) . Maksudnya ini maklumat utama yang perlu dipastukan ada di dalam setiap permohonan .- Nama Persatuan/Pertubuhan
- Nyatakan tujuan kertas kerja ini disediakan iaitu untuk memohon pertimbangan dan persetujuan Naib Canselor atau memohon kebenaran mendapatkan penajaan / kewangan daripada badan-persatuan tajaan.
- Ulasan Penasihat / Fasilitator beserta tandatangan
- Belanjawan
- Nyatakan sumber kewangan dan anggaran perbelanjaan.
- Nyatakan jumlah pembiayaan yang diperlukan.
- Pandangan daripada agensi yang berkaitan mengikut program yang dicadangkan (jika melibatkan agensi lain).
- Kesimpulan
- Ringkasan Eksekutif*
*Ringkasan Ekesekutif Bagi Permohonan Kebenaran Memungut Derma / Kutipan Wang Di Luar Kolej Kampus Di Bawah Seksyen 15A Akta Universiti Dan Kolej Universiti 1971 Dan Program Pelajar Ke Luar Negara.
IPTA
| ||
TAJUK PROGRAM
| ||
JENIS PROJEK
| ||
MATLAMAT DAN PENCAPAIAN PROGRAM
| ||
ANJURAN
| ||
TARIKH DAN TEMPAT
| ||
BILANGAN PESERTA
| ||
ANGGARAN KOS
|
*Boleh rujuk contoh Surat Permohonan Tajaan
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
C. DOKUMEN ASAS MEMOHON PENAJAAN
Berikut adalah senarai dokumen asas yang perlu disediakan untuk dilampirkan kepada syarikat yang dimohon :
- Surat Kelulusan Program / Penajaan Dari Pejabat Naib Canselor.
- Surat Permohonan Melalui dan Salinan Pejabat HEP.
- Kertas Kerja ( Sebenar / Faks ).
- Surat Kelulusan Pelepasan Cukai dari Pejabat Bendahari.
- Surat Kelulusan Program dari HEP atau TNCA.
1. Surat Kelulusan Program / Penajaan Dari Pejabat Naib Canselor - Secara kebiasaannya, Kelulusan penuh program seperti ke Luar Negara mengambil masa dalam tempoh hampir 1 Bulan prosesnya. Tetapi, kita boleh memohon Kelulusan mengutip penajaan terlebih dahulu bagi memulakan gerak kerja dengan budi bicara pejabat NC. Surat Kelulusan ini merupakan mandatori iaitu wajib bagi kita melampirkannya.
2. Surat Permohonan Melalui dan Salinan Pejabat HEP - Surat ini merupakan surat yang dikeluarkan oleh persatuan kita dan melalui dan salinan pegawai HEP yang berkaitan.
3. Kertas Kerja ( Sebenar / Faks )- Kertas kerja terbahagi kepada 2 versi iaitu yang asal dan faks. Ini kerana kertas kerja yang asal terlalu tebal dan tidak sesuai untuk difakskan kepada syarikat yang dimohon. Kertas Kerja Faks mengandungi lebih kurang 10 -12 mukasurat dan hanya mengandungi maklumat-maklumat yang mustahak sahaja.
4. Surat Kelulusan Pelepasan Cukai dari Pejabat Bendahari - Kita mestilah memohon surat pelepasan cukai selepas kita mendapat kelulusan program / penajaan daripada Pejabat NC. Caranya ialah kita mestilah mengisi borang yang disediakan di HEP dan pihak HEP akan menguruskan dengan menghantar ke pejabat Bendahari. *Surat ini juga merupakan mandatori iaitu wajib bagi kita melampirkannya kerana penting untuk syarikat
5. Surat Kelulusan Program dari HEP atau TNCA - Surat ini adalah optional kerana ia kurang penting, tetapi sangat penting ketika kita mahu mengeluarkan peruntukan HEP dari Pejabat Bendahari.
Sekiranya sudah setel semua yang dinyatakan diatas , boleh lah membuat rombongan cik kiah ke syarikat-syarikat yang ditarget .
Dibawah dilampirkan contoh Surat Permohonan Tajaan .
Sumber :
1. http://hep.uthm.edu.my/v3/index.php/en2/pusat-sumber/garis-panduan-pengurusan-kegiatan-pelajar/2-uncategorised/101-prosedur-permohonan-sumbangan
2. http://zulkarnain-azham.blogspot.my/2010/02/prosedur-memohon-penajaan.html
